Chúng tôi đã hướng dẫn các bạn khá nhiều bài viết về hàng biếu tặng. Bài viết lần này sẽ hướng dẫn bạn về cách hạch toán hàng biếu tặng (tham khảo thêm tại thông tư 200/2014/TT-BTC)
Một số điểm đã biết về chi phí hàng biếu tặng
- Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa dùng để biếu tặng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh được khấu trừ thuế GTGT.
- Phải xuất hóa đơn đối với hàng hóa dùng để biếu, tặng (VAT đầu ra của hóa đơn này không được tính vào chi phí được trừ)
- Hoá đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hoá đơn xuất bán hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng.
- Phải ghi nhận giá tính thuế GTGT đối với hàng hóa dùng để biếu, tặng theo giá của hàng hóa cùng loại hoặc tương đương trên thị trường.
- Được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN mà không bị khống chế.
- Không phải ghi nhận doanh thu tính thuế TNDN đối với hàng hóa dùng để biếu, tặng.
1. Cách hạch toán hàng biếu tặng
Chi phí hàng biếu tặng được hạch toán vào chi phí bán hàng. Với Doanh nghiệp lớn sử dụng tài khoản 641, Doanh nghiệp nhỏ và vừa dùng tài khoản 6421.
1.1. Nếu mua quà về để biếu tặng luôn, không nhập kho
a/ Ghi nhận hóa đơn đầu vào:
Nợ TK 641 (hoặc 6421): Giá trị tiền hàng
Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào
Có TK 111, 112, 331: Tổng thanh toán
b/ Khi xuất hóa đơn đầu ra ghi:
Nợ TK 641 (hoặc 6421): Thuế giá trị gia tăng đầu ra
Có TK 33311: Thuế giá trị gia tăng đầu ra
Lưu ý: Phần VAT đầu ra này không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Bạn cần loại trừ tại chỉ tiêu B4 trên tờ khai quyết toán thuế TNDN.
1.2. Nếu xuất kho thành phẩm, hàng hóa ra biếu tặng
a/ Xuất kho hàng hóa, thành phẩm:
Nợ TK 641 (hoặc 6421): Tổng giá trị xuất kho
Có TK 155, 156: Tổng giá trị xuất kho
b/ Khi xuất hóa đơn đầu ra ghi:
Nợ TK 641 (hoặc 6421): Thuế giá trị gia tăng đầu ra
Có TK 33311: Thuế giá trị gia tăng đầu ra
Lưu ý: Phần VAT đầu ra này không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Bạn cần loại trừ tại chỉ tiêu B4 trên tờ khai quyết toán thuế TNDN.
Các bạn không thấy có bút toán doanh thu như cách hạch toán hàng biếu tặng ở QĐ 15/2006/QĐ-BTC. Bởi theo luật thuế TNDN hiện nay, hàng biếu tặng không phải ghi nhận Doanh thu tính thuế TNDN. Nên thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn về chế độ kế toán Doanh nghiệp cũng đã bỏ bút toán này.
2. Hồ sơ, chứng từ gồm:
2.1. Biếu tặng cho khách hàng
Các bạn cần chuẩn bị những chứng từ sau:
+ Quyết định về việc biếu tặng cho khách hàng, kèm theo danh sách khách hàng nhận biếu tặng;
+ Hợp đồng mua hàng (nếu có);
+ Hoá đơn đầu vào (nếu mua về biếu tặng);
+ Chứng từ thanh toán (nếu khoản mua vào trên 20trđ phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt);
+ Phiếu xuất kho hàng hóa, thành phẩm ra biếu tặng (nếu dùng hàng hóa, thành phẩm để biếu tặng);
+ Hoá đơn đầu ra xuất biếu tặng.
2.2. Biếu tặng cho nhân viên
+ Có quy chế tài chính hoặc quy chế chi tiêu nội bộ… quy định rõ ràng về việc biếu tặng cho nhân viên như thế nào. Lưu ý: Trong đó phải có đoạn quy định về các khoản chi mang tính chất phúc lợi như đã hướng dẫn tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Điều 6, Thông tư 78/2014/TT-BTC quy định về những khoản chi được trừ)
“Khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động như: chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập; chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động; chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động (trừ khoản chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động hướng dẫn tại điểm 2.6, bảo hiểm hưu trí tự nguyện cho người lao động hướng dẫn tại điểm 2.11 Điều này) và những khoản chi có tính chất phúc lợi khác. Tổng số chi có tính chất phúc lợi nêu trên không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.”
+ Tờ trình của công đoàn về việc biếu tặng cho nhân viên hoặc tờ trình của các phòng ban (nếu có). Kèm theo danh sách nhận quà tặng;
+ Biên bản họp thông qua việc biếu tặng cho nhân viên;
+ Ban hành quyết định chi biếu tặng cho nhân viên và danh sách kèm theo;
+ Hợp đồng mua hàng (nếu có);
+ Hoá đơn đầu vào (nếu mua về biếu tặng);
+ Chứng từ thanh toán (nếu khoản mua vào trên 20tr/đ phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt);
+ Phiếu xuất kho hàng hóa, thành phẩm ra biếu tặng (nếu dùng HH, TP để biếu tặng);
+ Hoá đơn đầu ra xuất biếu tặng.
Trên đây là hướng dẫn chi tiết về cách hạch toán hàng biếu tặng và hồ sơ chứng từ đối với hàng biếu tặng. Hy vọng bài viết này giúp ích thật nhiều cho bạn. Hãy luôn theo dõi các bài viết của chúng tôi.
Xem thêm về hàng biếu tặng:
